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Gestion des flux de trésorerie et des dépenses

Si vous dirigez une petite entreprise, le moment où vous êtes payé est aussi important que le montant du paiement. Être capable de prévoir et gérer votre trésorerie – le moment où vous êtes payé et celui où vous avez à payer les factures – est essentiel pour le succès de l’entreprise.

Gestion des flux de trésorerie et des dépenses

L’importance de la trésorerie

Une entreprise qui semble réussir, peut échouer à cause d’un problème de trésorerie. Et même si un problème de trésorerie ne va pas nécessairement menacer l’existence de l’entreprise, il pourrait limiter son potentiel de croissance.

Par exemple, vous êtes dirigeant d’une petite entreprise qui fabrique des jouets. Une grande chaine de distribution souhaite faire une commande de 5 000 jouets. Vous gagnerez beaucoup d’argent, mais le distributeur ne vous payera que 90 jours après avoir reçu les jouets.

Vous allez devoir acheter les pièces nécessaires à la fabrication des jouets, payer vos employés pour l’assemblage, et payer l’acheminement des jouets chez le distributeur. La totalité du procédé va durer 30 jours.

C’est une belle opportunité pour gagner de l’argent et proposer vos jouets à de nouveaux clients. Cependant, vous vous rendez compte que vous n’êtes pas en mesure de payer les pièces, vos employés, le transport et toutes vos dépenses habituelles de fonctionnement de l’entreprise, tant que vous ne serez pas payé. Malheureusement, vous devez donc refuser cette opportunité, car vous ne gagnez pas suffisamment d’argent pour couvrir le montant de toutes les dépenses.

Ou bien, un autre chef d’entreprise, dans la même situation, pourrait accepter le marché sans même penser à l’ensemble du processus. Après avoir payé les pièces, leur assemblage et le transport, la commande est livrée au distributeur, et la période de délai de paiement de 90 jours débute. Cependant, l’entreprise est à court d’argent.

Elle ne peut plus payer, ni ses employés, ni son loyer. Ses employés la quittent donc, et le propriétaire des locaux la menace d’expulsion. Même si l’entreprise est en attente d’une rentrée d’argent importante, elle ne dispose pas d’économies suffisantes pour continuer à fonctionner. L’activité doit s’arrêter avant que le paiement n’arrive.

La gestion de votre trésorerie

Cash Flow Infographic

En tant que chef d’entreprise, vous disposez de différents outils et ressources pour la gestion de votre trésorerie, vous assurant ainsi que vous détenez suffisamment d’argent pour régler vos dépenses.

Élaborer un budget est une première étape essentielle, car votre budget vous permettra de déterminer vos revenus et dépenses, et d’évaluer quelles seront vos recettes et dépenses dans le futur.

Vous pouvez également créer un état des flux de trésorerie - il en existe des exemples gratuits en ligne - que vous utiliserez pour mieux comprendre si vous avez un solde de trésorerie positif ou négatif.

  • Solde de trésorerie positif : votre entreprise gagne plus d’argent qu’elle n’en dépense.
  • Solde de trésorerie négatif : iles dépenses de votre entreprise sont supérieures à ses recettes. Le fait d’avoir un solde de trésorerie négatif peut signifier que vous allez avoir des difficultés à régler les futures dépenses de l’entreprise.

La gestion de trésorerie peut s’avérer délicate si vous êtes à la tête d’une activité saisonnière. Vous gagnez la plupart de votre argent durant une période de temps courte, mais vous devez trouver comment payer les dépenses basiques tout au long de l’année, et toutes dépenses supplémentaires avant ou pendant votre saison d’activité. Toutefois, même avec une activité régulière au cours de l’année, la gestion de trésorerie peut être un défi.

Trouver des moyens d’être payé plus rapidement, ou d’obtenir des délais de paiement lorsque vous avez à régler des factures, pourra faciliter la gestion de trésorerie. De plus, avoir une réserve de liquidités via des économies ou un prêt, pourra vous aider lors de périodes difficiles.

Voici quelques ressources et tactiques à utiliser pour vous aider à gérer la trésorerie de votre entreprise.

Constituer vos économies
Alors que de nombreux chefs d’entreprises ont à utiliser la totalité de leurs liquidités pour faire fonctionner et développer leur activité, vous pourriez essayer de mettre de côté une petite part du chiffre d’affaire de votre entreprise pour constituer des économies.

Augmenter les revenus et diminuer les dépenses
Une des façons les plus évidentes pour améliorer votre trésorerie est de gagner plus d’argent que vous n’en dépensez. Voici quelques suggestions pour y arriver :

  • Augmentez vos prix.
  • Faites appel à des actions promotionnelles pour augmenter les ventes.
  • Trouvez un moyen supplémentaire de gagner de l’argent. Par exemple, vous pourriez offrir un nouveau produit ou service. Ou encore vous pourriez proposer un abonnement ou un service de souscription, ce qui augmenterait votre revenu mensuel.
  • Diminuez vos coûts d’énergie en utilisant moins d’électricité ou d’eau, et en tentant de diminuer la fréquence d’utilisation du chauffage ou de la climatisation.
  • Investissez dans des équipements respectueux de l’environnement qui consomment moins d’électricité.
  • Comparez vos options avant d’engager des dépenses récurrentes, telles que la souscription à un logiciel ou la location d’un équipement.

Ouvrir une ligne de crédit
Vous pourriez avoir la possibilité d’ouvrir une ligne de crédit auprès d’une banque, d’un organisme de crédit, ou de toute autre institution financière. Votre ligne de crédit aura un plafond, qui correspond à la somme d’argent maximale que vous serez capable d’emprunter en une seule fois. Toutefois, vous n’avez aucune obligation à emprunter de l’argent immédiatement après l’ouverture de votre ligne de crédit.

Certains comptes génèrent des frais annuels, mais hormis ceux-ci, vous n’aurez généralement à payer des frais et intérêts que lorsque vous emprunterez de l’argent. Vous pouvez donc garder une ligne de crédit ouverte, pour peu ou pas de frais, dans l’éventualité où vous auriez besoin de liquidités additionnelles.

Demander des délais de paiements fournisseurs
Si vous vous fournissez auprès d’autres entreprises, vous pouvez avoir la possibilité de régler vos fournisseurs ou vendeurs par paiements à terme. Un accord sur un terme de paiement signifie que vous pouvez payer le fournisseur après un certain nombre de jours consécutifs à la facture qu’il vous a envoyée. La négociation d’un terme de paiement avec vos fournisseurs peut s’avérer être un moyen efficace de gérer votre trésorerie sans dépenses additionnelles.

Par exemple, avec un délai de paiement à 30 jours, vous devez payer la facture dans les 30 jours consécutifs à sa réception. Ou bien, vous pourriez demander un délai de 45 jours, ou de 60 jours ou même obtenir un délai plus long.

Obtenir un accord sur des termes de paiement vous donnera plus de temps pour payer vos factures, facilitera vos plans pour le futur, et vous permettra de moins vous soucier du moment où vos clients vous paieront.

Ces dispositions sont aussi appelées des « crédits négociés ». L’entreprise qui vous autorise à payer plus tard, vous offre un crédit, ce qui revient à vous prêter de l’argent pendant cette période. Généralement, vous n’aurez pas à payer d’intérêts, toutefois, certains fournisseurs vous offriront un rabais si vous vous engagez à payer votre facture de façon anticipée.

Accorder un rabais aux clients en cas de paiements anticipés
Les accords sur des termes de paiement fonctionnent dans les deux sens, et si vous commercialisez des produits ou services à d’autres entreprises, elles pourraient ne pas payer vos factures immédiatement. Ceci sera particulièrement vrai pour d’importantes entreprises qui possèdent un fort pouvoir de négociation - soit vous êtes d’accord avec leur conditions, soit elles n’achèteront pas vos produits. Pourtant, vous pouvez encourager vos clients à payer leurs factures de façon anticipée en leur accordant un rabais. Un client pourrait avoir un délai de paiement de 60 jours, mais vous lui accordez 5 pour cent de rabais s’il paye dans les 30 jours ou 10 pour cent pour un paiement immédiat.

Même si vous recevez globalement moins d’argent, être payé plus tôt peut vous permettre de maintenir un solde de trésorerie positif.

Avance sur factures
Si d’autres entreprises vous doivent de l’argent, vous pourriez faire valoir vos factures émises impayées, pour demander un emprunt ou ouvrir une ligne de crédit.

Il se peut que le créancier, prenne en compte l’argent qui vous est dû, la situation financière de votre entreprise, et la solvabilité de l’entreprise cliente (puisque votre capacité à rembourser le prêt peut dépendre du fait que votre client règle ses factures).

Par exemple, vous envoyez une facture de 1 000 USD à un client avec un délai de paiement de 60 jours. Au lieu d’attendre 60 jours pour être payé, vous décidez de financer la facture afin de couvrir vos dépenses. Un créancier vous accorde une avance de 800 USD immédiatement, que vous avez à rembourser, intérêts compris, en 60 jours.

Affacturage
L’affacturage est une sorte d’avance sur facture. Dans ce cas, au lieu de contracter un emprunt, vous remettez vos factures à une société d’affacturage. Les sociétés d’affacturage vous prêteront de l’argent immédiatement, et vous feront payer des frais, en échange de récupérer plus tard, auprès de votre client, l’argent dû.

Lorsque vous faites appel à une société d’affacturage, vous recevez immédiatement, de la part de cette société, une portion du montant de la facture. Le montant restant, minoré des frais d’affacturage, vous sera versé lorsque votre client aura acquitté la facture. Par exemple, pour une facture d’un montant de 1 000 USD avec un délai de paiement à 60 jours, vous pourriez obtenir 900 USD aujourd’hui, et à nouveau 50 USD dans 60 jours, les 50 USD restants revenant à la société d’affacturage.

En pratique, vous pouvez avoir à demander à votre client d’envoyer son paiement à la société d’affacturage. Certaines sociétés d’affacturage, vous laisseront même demander à vos clients, d’envoyer leur paiement sur un compte en banque qu’elles possèdent, sans que vos clients ne sachent pas que vous passez par une société d’affacturage.

Contrairement à l’avance sur factures, le client paye la société d’affacturage plutôt que ce soit vous. Toutefois, selon votre contrat, vous pourriez avoir à payer dans l’éventualité où votre client n’acquitte pas sa facture.

Que ce soit l’avance sur factures ou l’affacturage, comparez minutieusement vos options avant de signer un contrat. Le montant du prêt, les frais et les termes du contrat peuvent changer d’un créancier à l’autre, et même si l’avance sur factures ou l’affacturage peuvent vous aider à gérer votre trésorerie, ne risquez pas de payer des frais inutiles.

Avances de trésorerie
Vous pouvez rapidement emprunter de l’argent grâce à une avance de trésorerie, mais c’est une solution qui peut aussi s’avérer coûteuse, et endetter des dirigeants de petites entreprises pour plus longtemps qu’ils ne l’avaient anticipé.

Grâce à une avance de trésorerie, vous recevrez une somme d’argent en échange d’un pourcentage de vos ventes futures effectuées par cartes de crédit ou de débit. Les entreprises qui n’acceptent pas les paiements par carte, seraient en mesure d’obtenir une avance de trésorerie, en s’engageant à rembourser des montants fixes depuis leur compte bancaire d’entreprise.

Le montant total à rembourser est déterminé au moment où vous recevez votre avance de trésorerie. Par exemple, si vous recevez une avance de 10 000 USD, vous pourriez avoir à vous engager à rembourser 14 000 USD. Du fait que le coût total de remboursement a déjà été fixé, des remboursements anticipés ne vous feront pas économiser d’argent.

En général, vos remboursements seront quotidiens ou hebdomadaires.

Selon vos accords, l’organisme financier de traitement de votre carte de crédit peut partager l’argent que vous gagnez entre vous et l’organisme qui a accordé votre avance de trésorerie. Il se peut aussi que l’intégralité de l’argent soit envoyé à l’organisme qui a accordé votre avance de trésorerie, qui vous reversera votre part sur les revenus de vos ventes. Ou encore, vous pourriez donner votre accord à l’organisme qui a accordé votre avance de trésorerie, pour qu’il retire l’argent de votre compte bancaire.

Il peut être facile d’obtenir une avance de trésorerie pour disposer de liquidités rapidement, en cas de dépenses d’urgence. Toutefois, vous rembourserez en cédant un pourcentage de vos ventes, ce qui peut vous empêcher de garder un solde de trésorerie positif. Les avances de trésorerie sont également des façons coûteuses d’emprunter de l’argent, et vous ne devriez y faire appel qu’en dernier ressort.

Trésorerie versus profit

Profit et trésorerie ne sont pas toujours confondus. Si votre entreprise utilise la méthode de comptabilité d’engagement, vous comptabilisez l’argent qui vous est dû comme revenu (de l’argent entrant) au moment où vous réalisez la vente, et non au moment où vous êtes payé.

Par exemple, si un client passe une importante commande et s’engage à vous payer le mois suivant, vous comptabilisez le revenu au moment où le client passe commande. Selon les normes comptables, il se peut que vous dégagiez du profit ce mois-ci, parce que vos revenus sont supérieurs à vos dépenses. Pourtant, vous pourriez tout de même avoir un solde de trésorerie négatif parce que vous ne recevrez pas de paiement avant le mois prochain.

Certes, vous voulez pour votre entreprise des profits à long terme. Mais pour réussir, vous devez également dégager de la trésorerie mois après mois.

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