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Gestion du Personnel

Pour beaucoup de propriétaires d’entreprises florissantes, l’embauche est une nécessité. Considérez ces candidats comme votre atout principal, tout aussi précieux que votre marque, votre réputation ou encore le produit/service que vous offrez. Pourtant, diriger une équipe de collaborateurs aux personnalités, méthodes de travail et compétences très variées peut véritablement relever du défi. Le management est un art qui requiert des talents d’organisation ainsi qu’un sens du dévouement. Une gestion de personnel efficace vous apportera sans aucun doute de la valeur ajoutée mais aussi une plus grande loyauté et un engagement renforcé de la part de vos collaborateurs. Vous aurez une longueur d’avance si vous définissez dès le départ votre démarche d’embauche et vos méthodes de motivation, de développement professionnel et d’encadrement.

Gestion du Personnel

Embaucher
Qu’il s’agisse de votre premier ou de votre dixième employé, il est important de consacrer toute votre attention à votre démarche d’embauche. Si l’équipe est petite, chaque membre devra participer activement et offrir des compétences bien spécifiques, favorisant ainsi le développement de l’entreprise. Un candidat mal choisi peut générer des problèmes, des pertes de revenus ainsi que des conflits au sein de l’équipe. En revanche, un bon choix de candidat peut faire bondir votre productivité. Que vous embauchiez un membre de votre famille, un ami ou une personne totalement inconnue, les étapes suivantes vous permettront d’embaucher le collaborateur ou la collaboratrice adéquate tout en aidant ce candidat à réussir au sein de votre entreprise.

1. Choisir le bon moment pour embaucher
Dans certaines entreprises tel qu’un restaurant, il est nécessaire d’embaucher dès le début de l’activité. Plus souvent, un entrepreneur se chargera de toutes les responsabilités de l’entreprise jusqu’à ce qu’il se rende compte qu’il y a beaucoup trop de travail pour une seule personne. Avant d’embaucher il est utile de se poser les questions suivantes.

  • Avez-vous besoin d’aide ? Par souci de gestion, certains entrepreneurs souhaitent limiter la taille de leur entreprise alors que d’autres auront des difficultés à faire face à la charge de travail ou à répondre, par manque de temps, à la demande. Ces indicateurs sont des signes qu’il est temps d’embaucher.
  • Avez-vous les moyens d’embaucher ? N’oubliez pas que le coût réel d’un employé ne se limite pas au montant horaire de sa rémunération. Il faut y ajouter le coût des autres charges sociales patronales comme les congés payés, la sécurité sociale, la retraite et autres dépenses. Prenez le temps d’étudier de près votre budget ; d’analyser l’impact éventuel d’une telle embauche sur votre productivité et vos bénéfices ; de calculer les avantages et frais généraux dont vous serez redevable si vous embauchez un employé et enfin de décider si votre budget vous permet de couvrir ces coûts.
  • De quel type d’employé avez-vous besoin ? Il vous sera éventuellement possible d’embaucher un employé à temps partiel ou intérimaire qui pourra vous aider quelques heures par semaine ou pendant une période saisonnière de surcroît de travail. Au fur et à mesure que votre entreprise se développera, ces employés pourront collaborer à plein temps ou à titre permanent.

2. Bien connaître les lois
Avant d’embaucher votre premier employé, il est crucial que vous preniez connaissance des données juridiques relatives à l’embauche et la gestion de ce collaborateur une fois qu’il fera partie de votre équipe. La législation du travail varie en fonction de la taille de l’organisation, il vous faudra donc vous familiariser avec la législation en vigueur applicable à votre entreprise. Même si pour l’instant votre équipe est réduite, il est dans votre intérêt de connaître les lois qui s’appliqueront à votre entreprise si celle-ci se développe tant en volume d’activités qu’en nombre d’employés.

3. Comment rédiger un descriptif de poste
Même dans l’éventualité de l’embauche d’une personne de votre connaissance, il est important que vous rédigiez un descriptif de poste clair. Cette démarche vous aidera à vous assurer que vous êtes en accord avec l’employé sur les responsabilités attachées au poste en question. Si vous embauchez une personne en dehors de votre organisation, le descriptif de poste est aussi un facteur important d’attractivité d’excellents candidats. Par conséquent, assurez-vous de la clarté, de la pertinence et de la lisibilité de votre descriptif. Commencez par choisir un intitulé de poste qui décrive clairement la mission. Adressez-vous directement aux candidats, avec clarté et candeur. En outre, n’oubliez pas de mettre en avant les aspects positifs de votre activité. Les candidats vont rechercher les tâches, les expériences et les responsabilités en phase avec leurs compétences, apportez donc un maximum de détails dans ce domaine. Enfin, informez vos amis, votre famille et vos relations professionnelles, que vous embauchez, et postez votre annonce là où vous pensez avoir le plus de chance d’atteindre votre candidat idéal : par le biais d’un panneau « offre d’emploi » sur la fenêtre de votre entreprise, par voie d’annonces sur des sites web, au travers de prospectus à des événements locaux, grâce à une présence sur les média sociaux ou encore en occupant des panneaux d’affichage dans les lieux publics.

4. Commencez à interviewer
Si vous avez en vue plusieurs candidats pour un même poste, il vous faudra faire une première sélection des meilleurs candidats et planifier des entretiens avec eux, pour mieux connaître leur niveau d’expérience et leur intérêt pour le poste. Si vous avez un grand nombre de candidats et souhaitez enlever de la liste les candidats les moins prometteurs, vous pouvez effectuer une première série d’entretiens téléphoniques, et décider ainsi quels candidats vous souhaitez rencontrer en face à face. Vos critères de sélection en vue de ces entretiens devraient prendre en compte la qualité des cv, l’adéquation entre les compétences des candidats et le descriptif de poste, la formation des candidats et combien de temps ils sont restés à leur ancien poste. Vous allez aussi vouloir essayer de connaître le niveau de motivation du candidat et à quel point il prend son travail à cœur. Cette notion d’engagement et de caractère peut être tout aussi importante pour votre organisation qu’un ensemble de compétences spécifiques. Voici quelques astuces supplémentaires pour faciliter vos entretiens :

  • Préparez une liste de questions. Les réponses des candidats devraient vous offrir les informations nécessaires pour choisir le candidat adéquat. Ces questions devraient couvrir l’expérience, les compétences, les goûts et même les traits de personnalité du candidat, et cela en vue de vous aider à trouver la bonne personne pour votre équipe. De nombreux sites vous proposent des listes de questions essentielles, mais ces questions peuvent être illégales dans le cadre d’un entretien, notamment si elles ont trait à la race, l’orientation sexuelle ou l’âge du candidat. Familiarisez-vous avec la législation en vigueur (questionnaire de pré-embauche de l’EEOC et la législation locale).
  • Prenez des notes de leurs réponses. Leurs questions pourront aussi vous donner une idée de leur connaissance de votre entreprise, de leur niveau d’intérêt pour le poste ou de leurs idées ou préoccupations éventuelles concernant votre activité.
  • Demandez s'ils ont des questions. Leurs questions vous indiquent ce qu'ils savent de votre organisation, leur niveau d'intérêt pour le poste et toutes suggestions ou questions éventuelles.
  • Soyez clairs sur vos attentes et objectifs. Dans certains cas, le candidat ne semblera pas très motivé par votre activité ou pourra être en désaccord avec vos objectifs généraux ; il est utile d’en avoir conscience au préalable afin de choisir la bonne personne pour le poste.

5. Faites votre choix
Vous avez maintenant parlé à un groupe de candidats et vous avez trouvé la perle rare. Ce candidat paraît très motivé par le poste, et présente les compétences, l’expérience, et la personnalité requises. Afin d’officialiser l’offre, vous allez devoir :

  • Faire une offre par courrier présentant la rémunération et les autres avantages éventuels
    Ce document donnera à l’employé potentiel une image précise de ce qu’il recevra de votre part en échange de son travail. Les avantages de votre proposition peuvent inclure les congés payés, les congés maladie, la retraite, la sécurité sociale, les congés de maternité et de paternité, ainsi que les offres de remise sur les produits de la compagnie. Vous devrez vous assurer que votre offre de rémunération est bien alignée sur le marché de l’emploi de votre secteur d’activité, pour des postes similaires. Cela vous permettra d’attirer des employés performants et garantira leur satisfaction au travail. Si vous souhaitez rechercher les salaires moyens dans votre région, plusieurs sites d’information sont à votre disposition. Dans l’éventualité de l’embauche d’une personne de votre connaissance, il est tout aussi important que vous soyez tous les deux d’accord sur ces éléments, et que vous les marquiez sur papier, une démarche qui vous évitera des malentendus au sujet du salaire, des jours de congé ou d’autres sujets relatifs à la rémunération.
  • Vérifiez l’information
    Les meilleures pratiques consistent à obtenir la permission de contacter les employeurs antérieurs et autres références fournies, pour voir ce qu’ils vous indiquent sur ce candidat. Quelles sont ses atouts et ses faiblesses ? Quelles ont été ses contributions à l’organisation ? Dans de nombreux secteurs d’activités, les chefs d’entreprises effectuent une démarche de vérification des antécédents, afin de s’assurer de la véracité des informations fournies par le candidat. Pour certains emplois, comme ceux nécessitant la conduite d’un véhicule ou l’utilisation d’une machine, il sera éventuellement demandé au candidat de se soumettre à un test de dépistage de drogues, pour s’assurer que celui-ci peut remplir sa mission en toute sécurité. Vérifiez la législation locale pour savoir ce que vous êtes en droit de vérifier au sujet d'un employé potentiel.
  • Soyez prêt à négocier
    La négociation de salaire fait partie intégrante de la démarche d’embauche. Pour arriver à bien négocier, il vous faudra connaître l’éventail des salaires dans votre secteur d’activité, la valeur apportée par votre nouvel employé, le budget alloué à ce poste, et jusqu’où vous êtes prêts à négocier avec ce candidat. Assurez-vous d’avoir bien calculé le montant des congés ou des autres avantages, ces éléments étant une partie importante de votre offre globale. Dans la plupart des cas, vous et le candidat pourrez-vous mettre d’accord sur un chiffre. Si ce n’est pas le cas, vous devrez envisager de choisir un candidat plus en phase avec votre budget.
  • Signature de l’offre définitive
    Pour formaliser votre offre, vous allez détailler les composantes de la rémunération, le descriptif du poste et les avantages associés. Ces informations seront présentées dans un document final appelé « lettre d’offre d’emploi ». Même si vous avez déjà fait votre offre verbalement, il est important de la faire suivre d’un document officiel signé, qui viendra entériner votre accord.

6. Préparez-vous à recevoir votre nouvel employé
Une fois que l’employé aura accepté votre offre, vous pourrez fixer la date de prise de fonctions et réunir tous les formulaires nécessaires. Cette démarche proactive vous assurera une transition en douceur avant le premier jour de travail de votre nouvel employé. En effet, il y a un certain nombre de formulaires administratifs qu’il vous faudra avoir à portée de main.

  • Formulaire de demande d’embauche
    Ce document peut être demandé au candidat pendant la démarche d’embauche, ou avant que celui-ci ne prenne ses fonctions. Ce formulaire fournit des informations relatives au parcours éducatif et professionnel, et vous protège en tant qu’employeur, au cas où la personne aurait fourni des informations erronées et obtenu le poste de manière frauduleuse.

Notez qu’il existe des différences fiscales si vous embauchez un membre de votre famille.

En complément de ce formulaire vous devrez aussi recueillir une série de données pour chaque employé. Chaque fois que vous ajouterez un nouveau membre dans votre équipe, assurez-vous de demander les informations suivantes, et regroupez ces données sous forme numérique ou papier, actualisées et faciles d’accès à tout moment.

  • Nom et prénom de l’employé
  • Adresse y compris le code postal s’il y en a un
  • Date de naissance, si moins de dix-neuf ans
  • Genre et occupation
  • Date et heure de la prise de fonction
  • Nombre d’heures travaillées par jour
  • Nombre d’heures travaillées par semaine
  • Base de rémunération de l’employé (horaire, hebdomadaire, au projet, etc.)
  • Taux régulier de salaire horaire
  • Revenus totaux journaliers ou hebdomadaires
  • Revenus des heures supplémentaires pour la semaine travaillée
  • Suppléments ou déductions aux revenus de l’employé
  • Salaire total payé pour chaque période de paie
  • Date de versement du salaire et période couverte par ce payement
  • Autres informations pertinentes à votre région

Informez-vous auprès des bureaux locaux de votre ministère du travail pour savoir si vous êtes tenu de disposer de documents complémentaires.

7. Pensez à offrir un Guide de l’Employé
Même si vous n’avez qu’un ou deux collaborateurs, il pourrait être utile de mettre à leur disposition un résumé clair de vos pratiques et de vos attentes au sein de l’entreprise, sous forme d’une liste ou d’un Guide de l’Employé. Dans le cas d’une très petite entreprise, il peut s’agir simplement d’un document récapitulatif des informations importantes relatives à votre activité, quitte à compléter le document lorsque votre entreprise va se développer. Si votre entreprise est légèrement plus importante, il est envisageable de créer un guide plus approfondi. Quelle que soit la taille de votre organisation, pensez aussi à avoir un expert en ressources humaines ou un juriste qui puisse vérifier que votre document remplisse les exigences de votre zone géographique, telle qu’une liste des droits de l’employé. Voici ci-dessous quelques-uns des éléments constitutifs d’un guide de l’employé :

  • Mission d’entreprise
    Il s’agit d’une description officielle résumant les objectifs de votre organisation. Vos collaborateurs seront ainsi immédiatement informés de l’identité de votre entreprise.
  • Congés payés, si vous en offrez
    Expliquez, le cas échéant, le nombre de jours de congé annuel dont dispose votre personnel, y compris les jours de congé maladie et les jours de vacances. Précisez, le nombre de jours inutilisés reportables sur l’année suivante. Vous pourrez inclure dans cette rubrique des informations sur les heures supplémentaires.
  • Règles sur le comportement en entreprise
    Abordez les sujets d’ordre général, comme la propreté du lieu de travail, le code vestimentaire, la ponctualité, et les attentes relatives aux relations entre employés. Pensez éventuellement à ajouter une liste des droits de l’employé.
  • Gestion de la Paie
    Informez vos employés de la date mensuelle de versement de leur paie ainsi que toutes autres pratiques ou modalités de suivi des heures effectuées.
  • Congés et jours fériés
    Détaillez les jours de congés auxquels ont droit vos employés et s’ils donnent lieu à une rémunération.
  • Congés de maternité et de paternité
    Certains chefs de petites entreprises offrent des congés de maternité et de paternité à leur personnel même si cela n’est pas mandaté par la loi. Cet élément peut jouer un rôle déterminant pour les candidats et décidez si votre budget vous le permet. Les lois en la matière diffèrent selon les pays, n’hésitez pas à vous en informer.

N’oubliez pas de laisser une ligne pour la signature de votre employé, faites une copie du formulaire une fois signé, et archivez ces informations pour chacun de vos collaborateurs.

Formation de votre nouvel employé
Maintenant que tous les papiers ont été remplis et que la date de prise de fonctions a été fixée, votre nouvel employé est prêt à démarrer. Vous devriez préalablement élaborer un programme de formation relatif à vos produits, vos services et pratiques d’entreprise. Quel que soit le niveau d’expérience de la personne, il lui faudra se familiariser avec votre gestion et la spécificité de vos produits.

  1. Faire une Check-List. Il peut être utile de réaliser une liste des points à couvrir pendant la période de formation, par exemple le suivi des heures de travail, le fonctionnement du matériel et le service aux clients. Cette liste facilitera la formation, et permettra de clarifier les fonctions de l’employé pendant ses premières semaines de travail.
  2. Bilan des connaissances. Les acquis de base servent de socle aux connaissances plus approfondies, et devront être maîtrisées en amont. Les collaborateurs les plus experts ont parfois besoin d’actualiser leurs compétences sur des domaines spécifiques à votre activité.
  3. Organiser des séances de formation. Si votre entreprise est assez importante ou déjà bien établie, vous pourrez, par le biais d’un programme de formation, vous tenir informé des tendances dans votre secteur, et renforcer les compétences et l’engagement de votre équipe. Si vous avez plus d’un collaborateur, pensez à initier des séances de formation transversales, qui faciliteront le partage de leur expertise.
  4. Conférences et opportunités de formation. Les opportunités de formation, spécialement dans le cadre de plus grandes entreprises, sont des éléments déterminants d’attractivité aux yeux de vos collaborateurs. Les employés apprécient lorsqu’ils ont l’opportunité de développer leurs connaissances, et s’investissent ainsi davantage dans leur mission. Explorez les conférences afférentes à votre activité, et votre équipe n’en sera que plus qualifiée et heureuse de travailler pour vous.

Évaluation des employés
Quelle que soit la taille de votre organisation, la meilleure façon de garder votre équipe productive et en phase avec l’évolution de votre activité, est de mettre en place une démarche régulière d’évaluation des performances. Il serait préférable que vos collaborateurs reçoivent vos retours positifs ou négatifs régulièrement, plutôt que de devoir attendre le jour de leur évaluation de performances. En fait, ces informations devraient être communiquées quotidiennement. L’évaluation de performances est l’occasion de rencontrer de manière régulière (en principe chaque trimestre) votre employé, et de discuter ses contributions et ses objectifs de progrès ainsi que de rédiger un plan d’action pour la période à venir. Ces recommandations pourront vous aider à :

  1. Élaborer un format type d’entretien
    La plupart du temps, employeur et employé discutent les points forts, les réussites, les défis, et les objectifs de l’employé. Il arrive que l’employeur donne des scores par rubrique d’activité, de façon à pouvoir suivre l’évolution de la performance de l’employé au cours des évaluations futures. Vous pourrez trouver facilement des exemples de rubriques en ligne, et décider de l’approche qui vous convient le mieux. Certains employeurs choisissent de fournir à leurs collaborateurs une feuille d’auto-évaluation, qui vient s’ajouter à leur évaluation. Cette option leur permet de réfléchir à leurs propres performances et objectifs, et être acteur de la démarche. Quelle que soit l’approche adoptée, soyez direct quant à vos attentes et au déroulement des entretiens d’évaluation.
  2. Définir un échéancier
    Décidez de la périodicité de vos évaluations et informez-en vos collaborateurs. Si possible, adoptez un système trimestriel plutôt qu’annuel, ce qui vous garantira une meilleure communication et une prise de conscience des objectifs.
  3. Suivi des progrès
    Plutôt que d’essayer de vous souvenir des éléments à intégrer dans vos évaluations, il est plus facile de tenir une liste actualisée des réussites et des défis : objectifs atteints, actions menées à bien, projets terminés, louanges des clients ou encore délais non remplis. Grâce à ces données vous pourrez fournir un retour plus pertinent.
  4. Conduite de l’évaluation
    N’oubliez pas que l’objectif des évaluations est de garantir une bonne communication et de faciliter les progrès et le développement de tous les membres de l’entreprise. C’est une occasion pour faire part de vos commentaires, mais aussi écouter vos employés s’exprimer sur leurs points forts, leurs besoins en matière de soutien et de développement de compétences. Par conséquent, ces évaluations ont de meilleurs résultats lorsqu’elles se déroulent sous forme de discussions informelles. Soyez chaleureux et amical, réservez une plage horaire suffisante pour vos réunions afin de pouvoir être un maximum à l’écoute de votre collaborateur.
  5. Prenez des notes
    Il est facile d’oublier les points importants d’un entretien d’évaluation, la meilleure façon de l’éviter est de prendre des notes et de les partager avec votre collaborateur. Ces informations vous seront d’une aide précieuse lors de la prochaine évaluation.
  6. Demander un retour d’information
    Recueillir l’avis de ses collaborateurs est une des meilleurs choses qu’un dirigeant puisse faire. En demandant comment vous pouvez améliorer vos pratiques vous exprimez votre volonté d’être un bon leader, votre relation n’en sera que plus transparente et conviviale. Vous serez également plus à même de fournir à votre équipe le soutien nécessaire, ce qui augmentera du même coup vos qualités de leader.

Une bonne communication avec vos employés est synonyme de bonheur et de réussite. Cliquez sur le lien suivant pour plus d’astuces dans ce domaine Section Leadership.

Gestion du temps
Une gestion rationnelle du temps est un élément clé de réussite d’une entreprise tant pour son responsable que pour ses collaborateurs. Ceci est particulièrement vrai pour les petites entreprises où le propriétaire et ses employés doivent assurer de nombreuses activités. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour une gestion optimale du temps :

  1. Priorisez
    Enseignez à vos employés une échelle de priorité des tâches : priorité absolue, priorité moyenne, priorité mineure. A titre d’exemple, répondre à la plainte ou à un problème de commande d’un client, nécessite une attention immédiate, tandis qu’une réunion sur une nouvelle promotion peut probablement attendre un jour ou deux.
  2. Sachez planifier
    Réaliser un business plan ou un plan de lancement d’un nouveau produit peut paraître une perte de temps, pourtant, vous y gagnerez sur le long terme en dressant une liste d’actions pour atteindre votre objectif. Cette démarche vous obligera aussi à réfléchir aux différentes étapes vers votre objectif, et à évaluer le temps nécessaire pour chacune de ces étapes.
  3. Évitez les pièges
    Nous connaissons tous les pièges qui nous font perdre du temps au travail : parler trop longtemps avec un client ou ses collègues, vérifier et répondre à ses messages en permanence, ou encore vouloir « régler » un problème immédiatement plutôt que de respecter la règle de la priorisation. Cette habitude, qu’il s’agisse de vous ou d’un collaborateur, risque de vous coûter sur le long terme. Si vous voulez éviter ce risque, gardez une sorte de journal de bord, qui vous aidera à mieux gérer votre temps. Avez-vous encore des progrès à faire ? Lesquels ?
  4. Aidez vos employés à mieux gérer leur temps.
    Si vous gérez bien votre temps, vous donnerez l’exemple à vos collaborateurs et il y a de fortes chances qu’ils en fassent autant. Démarrez les réunions à l’heure ; respectez les calendriers et apprenez à déléguer plutôt que d’essayer de jongler avec un tas de choses. Il est aussi très important de complimenter les employés qui ne gaspillent pas leur temps ou qui respectent les délais. Lorsque vous aurez l’impression qu’un employé ne met pas son temps à profit, vous devrez lui en parler pour résoudre le problème.

Gestion des Paies
Une composante importante de la gestion d’une entreprise est de rémunérer équitablement, dans les temps, et en respectant la loi. Il est certain, que les complexités administratives et fiscales ne rendent pas toujours la tâche facile aux chefs d’entreprise. Au fur et à mesure du développement de votre entreprise, vous devrez prendre connaissance des données juridiques afférentes à la gestion des paies, avoir un calendrier de paiement des salaires, et créer un registre regroupant la gestion des paies et les documents fiscaux. Aller à notre section Paie.

Retraite
Avec vos responsabilités quotidiennes de chef de petite entreprise, il n’est pas facile de se projeter sur le long-terme. Il est pourtant crucial de planifier et d’économiser pour votre propre retraite, sécurisant ainsi votre avenir et celui de vos enfants, conjoint ou personne dépendante. En outre, l’offre d’un plan de retraite à vos employés, est un facteur déterminant d’attractivité et de rétention de candidats de qualité, tout en vous permettant de faire des économies sur le long terme. Plus de conseils dans notre Section Retraite.

Leadership
Vous êtes le leader de votre entreprise et à ce titre, il vous revient de définir sa vision, de motiver vos collaborateurs et de décider le futur de l’organisation. Mieux connaître votre style de management et vos objectifs est une étape importante dans la définition de vos qualités de leader. Renforcer vos compétences de management, établir un plan de communication et savoir déléguer sont autant d’actions qui viendront consolider votre réussite. Plus d'informations dans notre Section Leadership.

Lorsque vous avez démarré votre entreprise vous pensiez peut-être que vous en resteriez le seul acteur. Toutefois, former une équipe compétente sur laquelle vous pourrez vous appuyer ,constitue une opportunité pour garantir le développement et le succès de votre organisation. De l’administratif au management, il vous faut un plan de formation personnel solide, pilier indispensable de la croissance de votre entreprise.

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Exonération de responsabilité : aucun conseil juridique
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